使用Excel管理ASC 842下的租赁-它对您的组织有意义吗?

您已经参加了一些CPE，并阅读了ASC 842如何影响您的组织, 现在是时候领养了.  您可能认为在Excel中管理您的租赁组合应该是一项简单的练习.  创建工作簿, 构建存储相关租赁详细信息的工作表, 制定一个适当的摊销计划.  复制每个租约的工作表，然后就完成了. 

虽然这似乎是一个合理的计划，但让我们考虑一些细节.

      “人与鼠再周密的计划也常常出错”——罗伯特·伯恩斯

对于842项下涵盖的每个租赁，你需要根据租赁的分类(财务或经营)创建一个摊销时间表。.  这种分类是由租赁的许多因素决定的，如果租赁条款随着时间的推移而变化，这种分类可能会发生变化.  你还需要考虑非租赁部分(公共区域维护，车牌费用等).), 分期付款和任何其他与租赁相关的付款，包括首付款, 初始间接成本, 租户津贴, 购买期权付款等等.  把这些都考虑进去, 您现在有一个相当复杂的Excel工作表，涵盖了单个租约.

因为ASC 842的目标是透明度, 在采用, 现在需要将租赁包括在资产负债表中，并且需要重复出现的日记账分录.  你的Excel工作表需要包含一个方法来计算每月的这些日记账条目, 或者至少, 季度.  在创建重复出现的条目时, 别忘了包括新租约, 计算每次租赁的初始长期和短期负债以及ROU资产价值.

额外的活动分录需要记录在损益表上.  对于经营性租赁，租赁费用在租赁期内按直线计算.  融资租赁将包括摊销和利息费用.  您的AP发票将不再只是打租金或租赁费用帐户, 该活动将从Excel时间表中导出.  与AP发票的核对将是这个过程中的另一个步骤.

有了所有这些，你就有了其中一个租约的Excel工作表，可以完成你需要的一切.  你对它存储的细节很满意, 它创建的摊销时间表, 以及它给你的日志记录.  您已经根据标准验证了结果，并且您希望以一种方式构建工作表，以防止您无意中修改数据，从而在不知不觉中以任何方式改变时间表. 

现在，在未来的某个时候，你通过延长2年的租期来重新协商租赁条款.  这种重新谈判需要对贴现率进行审查，并需要对摊销时间表进行重大修改.  这种变化只影响未来的时期.  租约的其他变化可能包括提前终止, 空间膨胀, 由于CPI而导致的付款变化, 等.  每种场景都需要略微不同的方法来修改租赁的未来活动. 你的Excel工作表需要知道如何处理这些变化, 为了完整性，它应该保留变更前后的租赁历史记录.

在你考虑完以上所有的事情后，不要忘记, ASC 842包括需要包含在年度财务报告中的额外披露.  从Excel工作簿中, 需要对数据进行汇编和计算，以得出为换取新的租赁负债而获得的资产使用权, 经营租赁和融资租赁的加权平均剩余租期 其他新报告项目列表.  授予, 这些通常只需要每年做一次，但他们需要考虑任何租赁调整, 新租契及终止租契.

考虑以上所有问题, 你现在在Excel工作簿上花了多少时间(和金钱)?  它有多准确??  如果它被意外删除或宏在您没有意识到的情况下发生了变化，会发生什么?  当您将租赁添加到您的投资组合时，该工作簿是否变得难以管理?  你的审计人员同意你的计算吗?  很多你不应该被打扰的问题.  在某种程度上，您可能更有必要研究一个系统，该系统将根据ASC 842为您管理租赁会计.  比较应该是一个经过适当审查的租赁会计系统为我节省了多少时间, 金钱和压力, 而不是租赁会计包与Excel相比的成本.

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